Ticari Evrak Saklama Süresi ve Ofis Arşivini Küçültmenin Yolu

Her işletmede bir noktada aynı hesap yapılır: ofisin en az bir odası klasörlerle doludur ve o oda için de kira ödenmektedir. Yasal yükümlülüğü aksatmadan bu alanı geri kazanmak mümkündür.

Ne Kadar Süre Saklanmalı?

Türk Ticaret Kanunu, ticari defterlerin ve bunlara dayanak oluşturan belgelerin 10 yıl saklanmasını zorunlu tutar. Vergi mevzuatı açısından ise saklama ve ibraz yükümlülüğü 5 yıl üzerinden işler. Uygulamada belirleyici olan uzun süredir; bu nedenle çoğu işletme 10 yıl üzerinden planlama yapar.

Personel özlük dosyaları, sigorta ve iş hukuku kaynaklı belgeler ile bazı sektöre özgü kayıtlar farklı sürelere tabidir. Kendi sektörünüz için mali müşavirinizle birlikte bir saklama planı çıkarmanız en doğrusudur.

Arşivi Küçültmenin Üç Adımı

1. Ayıklama. Süresi dolan evrakı ayırın. Çoğu ofiste arşivin %20-30’u aslında saklanması gerekmeyen belgelerden oluşur.
2. Standart kutulama. Farklı boy klasör ve poşetler yerine standart arşiv kutusu (32×27×39 cm) kullanın. Aynı boyut, hem raf verimini hem taşımayı kolaylaştırır.
3. Dış arşive taşıma. Aktif olarak kullanılmayan yılların kutularını ofis dışına çıkarın. Pratikte son 1-2 yıl dışındaki her şey ofiste durmak zorunda değildir.

Dış Arşiv Nasıl Çalışır?

• Kutular barkodlanır; isterseniz içerik klasör bazında listelenir.
• Dijital envanter size teslim edilir; hangi evrağın hangi kutuda olduğunu kendi bilgisayarınızdan görürsünüz.
• Kutular zeminden yükseltilmiş, sabit endüstriyel raflarda saklanır.
• Bir klasöre ihtiyacınız olduğunda talep edersiniz; İstanbul içi aynı gün ya da ertesi iş günü adresinize gelir.
• Yazılı gizlilik taahhütnamesi imzalanır; alana yalnızca yetkili personel girer.

Kâğıt İçin Doğru Koşullar

Kâğıt neme ve doğrudan güneş ışığına duyarlıdır. Yüksek nem sararma ve küfe, ani sıcaklık değişimi ise kâğıdın gevrekleşmesine yol açar. Bodrum katları ve dış duvara dayalı depolar bu yüzden arşiv için en kötü seçeneklerdir. Havalandırmalı, güneş almayan ve düzenli haşere kontrolü yapılan bir alan şarttır.

Süresi Dolan Evrakların İmhası

Saklama süresi dolan evraklar gelişigüzel çöpe atılamaz; ticari sır ve kişisel veri içerebilirler. Kayıtlı imha sürecinde kutular kıyma işleminden geçirilir ve size imha tutanağı teslim edilir. İmha edilecek kutu listesi işlemden önce mutlaka yazılı onaya sunulmalıdır.

Maliyet Karşılaştırması

Basit bir hesap: İstanbul’da ofis metrekaresinin aylık maliyetiyle, aynı hacmi dış arşivde saklamanın maliyetini yan yana koyun. Arşiv odası olarak kullanılan 10 m²’lik bir alan, çoğu durumda dış arşiv bedelinin birkaç katına mal olur; üstelik o alanı çalışan için de kullanamazsınız.

Arşiv ve evrak depolama hizmetimiz hakkında detaylı bilgi alabilir, mevcut arşiv hacminiz için ücretsiz keşif talep edebilirsiniz.